Cooperativas y mutuales: cuáles son los pasos clave para realizar asambleas en regla

Las cooperativas y mutuales, como organizaciones basadas en principios democráticos, están obligadas a realizar asambleas para garantizar la participación de sus asociados en las decisiones fundamentales. Desde la aprobación de balances hasta la renovación de autoridades, cada instancia debe ajustarse a normas específicas y cumplir con requisitos formales ante la autoridad de aplicación.

Tipos de asambleas y plazos

En el caso de las cooperativas, existen dos tipos de convocatorias: las Asambleas Generales Ordinarias y las Extraordinarias.

Las Ordinarias se celebran una vez al año y deben realizarse dentro de los cuatro meses posteriores al cierre del ejercicio contable. Allí se pone a consideración la memoria, el balance y, cuando corresponda, la elección de autoridades.

Las Extraordinarias, en tanto, pueden convocarse en cualquier momento del año para tratar temas puntuales y urgentes, como la modificación del estatuto, la renuncia o fallecimiento de autoridades, u otras decisiones estructurales.

Para su convocatoria, las cooperativas deben presentar una nota dirigida a la titular de la Dirección de Asociativismo, Lic. Luciana Mestre, informando la fecha prevista para la asamblea. Además, deben respetar lo establecido en el artículo 48° de la Ley 20.337, que exige una anticipación mínima de 15 días.

Las asambleas deben desarrollarse en días hábiles administrativos y en el horario comprendido entre las 7 y las 21.

Documentación obligatoria en cooperativas

La presentación formal debe estar firmada por el presidente y el secretario, e incluir el Orden del Día y la constancia de notificación a los asociados, donde se especifique fecha, hora y lugar del encuentro.

También se debe adjuntar:

• Copia del acta del Consejo de Administración que convoca a la asamblea.

• Memoria anual.

• Proyecto de distribución de excedentes.

• Estados contables e informe de auditoría externa, firmados por contador y certificados por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de San Juan.

• Informe del Síndico Titular.

• Padrón de asociados.

• Libros sociales y contables para su verificación.

En el caso de las asambleas extraordinarias, además de la nota y la convocatoria, se deben presentar los libros de actas correspondientes y toda la documentación que será tratada en la reunión.

Procedimiento para mutuales

Para las mutuales, el trámite presenta diferencias principalmente en los plazos y en la instancia administrativa previa.

Al menos 35 días corridos antes de la asamblea —sea Ordinaria o Extraordinaria— se debe iniciar un expediente ante la Dirección de Asociativismo, a través de la Mesa de Entradas del Ministerio de Familia y Desarrollo Humano, solicitando la autorización correspondiente. En esta etapa se adjunta copia del Libro de Actas de Comisión Directiva donde conste la decisión de convocar.

Una vez emitida la resolución que autoriza la asamblea, la entidad debe publicar, con al menos 30 días de anticipación, un edicto con la convocatoria y el Orden del Día en el Boletín Oficial o en un diario de mayor circulación, además de exhibirlo en la sede social.

Si se trata de elección de autoridades, las listas de candidatos deben oficializarse con 15 días de anticipación y también exponerse en la sede.

Finalmente, al menos 10 días antes del encuentro, la mutual debe presentar en el Ministerio la documentación original y copias de:

• Edicto publicado.

• Memoria anual.

• Informe de la Junta Fiscalizadora.

• Balance.

• Padrón de socios activos.

• Libros sociales y contables (actas, asistencia, caja, banco, inventario, sueldos, entre otros).

Garantía de transparencia institucional

El cumplimiento de estos pasos no solo responde a exigencias legales, sino que constituye una herramienta clave para asegurar transparencia, control interno y participación democrática dentro de cooperativas y mutuales.

Respetar los plazos, la documentación y los procedimientos formales es indispensable para evitar observaciones administrativas y garantizar la validez de las decisiones adoptadas en asamblea.

Op: Juan Llarena